Firmy kupiły miliony licencji Copilota. Używa go co setny pracownik raz w tygodniu. Zgadnij, kto płaci za resztę.

Firmy kupiły Copilotowi ponad 20 milionów płatnych miejsc. Po 3 latach na rynku korzysta z niego mniej niż 4,5% klientów Microsoft 365, a co tydzień otwiera go zaledwie 1%. Reszta licencji leży w szufladzie i grzecznie czeka na fakturę.

Microsoft 365 Copilot kosztuje w 2026 roku 30 dolarów miesięcznie za osobę, a dla mniejszych firm od grudnia 2025 stawka spadła do 21 dolarów. Za tę cenę dostajesz asystenta AI w Wordzie, Excelu, Teams i Outlooku. Pytanie brzmi, czy ktoś w Twojej firmie w ogóle go otworzy po pierwszym tygodniu entuzjazmu.

W tym tekście rozkładam, co Copilot robi w każdej z trzech głównych aplikacji, ile to realnie kosztuje z podatkiem VAT włącznie, i kiedy ta opłata zwraca się małej firmie, a kiedy jest po prostu droższym Wordem. Bez sprzedawania Ci licencji, której procent tej treści dotyczy dokładnie tego problemu, co reszta rynku.

Co Copilot robi w Wordzie, Excelu i Teams

kaboompics.com / Pexels

W każdej aplikacji Copilot robi jedno: zamienia Twój opis w gotowy efekt, zamiast każdej klepki i formatowania osobno. Różni się tylko to, co konkretnie zamienia.

W Wordzie pisze pierwsze wersje dokumentów z opisu tematu, streszcza długie pliki do jednego akapitu i przepisuje ton, kiedy tekst brzmi zbyt sztywno albo zbyt luźno na dane pismo. Odziedziczony po koledze raport na 40 stron zamienia w 5 zdań, które faktycznie mówią, o co chodzi.

W Excelu tworzy formuły z opisu problemu, wykresy z jednego zdania i tabele przestawne bez klikania przez menu. Do tego dochodzi funkcja COPILOT wpisywana wprost do komórki, o której pisałem osobno przy okazji AI do Excela, i Python w Excelu, który od 2026 roku wchodzi do standardowego wydania z Copilotem w komplecie.

W Teams podsumowuje spotkania, których nie zdążyłeś obejrzeć, wyłapuje ustalenia z czatu grupowego liczącego 300 wiadomości dziennie i odpowiada na pytanie "co przegapiłem", zanim zdążysz je zadać na głos. To odmiana tego samego mechanizmu, który opisywałem przy AI do notatek ze spotkań, tylko wbudowana w narzędzie, z którego już korzystasz.

Wspólny mianownik jest jeden: Copilot potrzebuje pełnej, zainstalowanej aplikacji desktopowej, nie wersji przeglądarkowej z tańszego planu. Kupno samego Copilota bez odpowiedniej licencji bazowej to zakup silnika do samochodu, którego jeszcze nie masz.

Ile Copilot kosztuje w 2026 roku

Standardowa cena to 30 dolarów miesięcznie za użytkownika, doliczane do już posiadanej subskrypcji Microsoft 365. Dla firm poniżej 300 osób Microsoft na stałe obniżył tę stawkę do 21 dolarów od grudnia 2025.

Przy obecnym kursie to około 82 do 117 złotych netto miesięcznie na osobę, czyli od niespełna 1000 do ponad 1400 złotych rocznie za jedną licencję. Zespół złożony z 10 osób płaci więc rocznie tyle, co niezła używana kanapa do biura, tylko że kanapa nie wymaga odnowienia subskrypcji co miesiąc.

Warunek wstępny bywa pułapką. Copilot wymaga planu z pełnymi aplikacjami desktopowymi: Business Standard, Business Premium albo odpowiednika Enterprise. Tańszy Business Basic, czyli sama poczta i aplikacje w przeglądarce, się nie kwalifikuje. Zanim doliczysz cenę Copilota, sprawdź, czy w ogóle stoisz na właściwym parkingu.

Polska firma kupująca przez lokalnego partnera CSP dostaje fakturę VAT z podatkiem 23% i wsparcie po polsku, co przy rozliczeniach bywa warte więcej niż drobny rabat od ceny katalogowej. Warto to porównać z ogólnym kosztem wdrożenia AI, o którym piszę szerzej w tekście, ile kosztuje AI w firmie.

Przepaść między tym, co obiecuje sprzedaż, a tym, co dzieje się w biurze

RDNE Stock project / Pexels

Firma analityczna Forrester obiecuje zwrot z inwestycji na poziomie 116%. Rzeczywistość pokazuje, że mniej niż 1 na 20 firm z Microsoft 365 w ogóle płaci za Copilota po 3 latach jego istnienia. Te dwie liczby nie pasują do siebie i to jest sedno tej opowieści.

Dobrze wdrożony Copilot, z przeszkoleniem i jasnym pomysłem na użycie, potrafi dać zwrot rzędu 150 do 400% w pierwszym roku. Bez tego wdrożenia od 60 do 80% zakupionych licencji nie daje żadnego mierzalnego efektu. To nie jest wada narzędzia. To dokładnie ten sam problem, co z każdym siłowniowym karnetem kupionym w styczniu.

Skala tego zjawiska robi wrażenie. Spośród płatnych licencji korporacyjnych realnie korzysta co tydzień jedynie 20 do 30%. Reszta to koszt na fakturze bez odpowiednika w pracy, którą ktoś rzeczywiście wykonał. Nawet szef Copilota w Microsoft przyznał wewnętrznie, że narzędzie musi sobie dopiero "zapracować na prawo do istnienia", co jest niezłym cytatem jak na produkt, na który firma stawia miliardy.

Powód jest prozaiczny. Ludzie dostają dostęp do Copilota tego samego dnia, co maila z regulaminem RODO, czyli bez żadnego kontekstu, co konkretnie mają z nim zrobić. Otwierają go raz, pytają o coś ogólnego, dostają ogólną odpowiedź i wracają do starych nawyków. Nie dlatego, że narzędzie jest złe. Dlatego, że nikt nie powiedział im, do jakiego konkretnego zadania go użyć.

Kiedy Copilot ma sens dla małej firmy

Christina Morillo / Pexels

Copilot opłaca się wtedy, gdy masz konkretne, powtarzalne zadanie, a nie ogólne poczucie, że "powinniśmy mieć AI". To druga rzecz zabija budżet szybciej niż jakikolwiek inny błąd we wdrożeniu.

Sprawdza się w zespole, który codziennie pisze podobne dokumenty: oferty, raporty, maile do klientów według powtarzalnego szablonu. Sprawdza się przy kimś, kto spędza godziny w Excelu na formułach i wykresach, gdzie oszczędność liczy się w realnych minutach, nie w miłym uczuciu nowoczesności. Sprawdza się w firmie, w której nikt nie ma czasu oglądać nagrań ze spotkań, bo Teams i tak zrobi z tego streszczenie.

Nie sprawdza się w zespole na 3 osoby, który raz na tydzień pisze jednego maila do stałego klienta. Nie sprawdza się, gdy jedyny argument brzmi "konkurencja już to ma", bo konkurencja może akurat płacić za licencję, której nikt u nich nie otwiera. Ta sama zasada wraca też przy AI do prezentacji: narzędzie przyspiesza tylko tam, gdzie wcześniej faktycznie było wąskie gardło.

Zanim kupisz licencje dla całego zespołu, przetestuj Copilota na 2 lub 3 osobach przez miesiąc, na realnych zadaniach, a nie na pytaniach testowych wymyślonych na poczekaniu. Jeśli po miesiącu sami sięgają po niego bez przypominania, kupujesz dla reszty. Jeśli trzeba im przypominać, że narzędzie istnieje, właśnie zaoszczędziłeś sobie kilkunastu tysięcy złotych rocznie na całą firmę.