$30 miesięcznie za Copilota, którego nikt nie otworzył od stycznia. To nie jest wyjątek. To jest reguła.

$30 miesięcznie za Copilota, którego nikt nie otworzył od stycznia. To nie jest wyjątek. To jest reguła.

Ile kosztuje AI w firmie naprawdę? Na papierze: $20 za ChatGPT Plus, $20 za Claude Pro, $19.99 za Gemini Advanced, $30 za Microsoft 365 Copilot na osobę. W praktyce: tyle samo, plus licencje, których nikt nie używa, triale, które się nie anulowały, i plany Pro dla pracowników, którzy pytają AI 4 razy w tygodniu.

Problem nie jest w cennikach. Problem jest w decyzjach, które poprzedzają cennik. Poniżej 5 błędów, przez które firmy regularnie przepłacają za AI, i jak to sprawdzić bez angażowania zewnętrznego konsultanta.

Najdroższy plan AI w firmie to zwykle ten, który opłaca menedżer w dobrej wierze dla pracownika, który i tak korzysta z prywatnego konta, bo "firmowy jest przypisany do służbowego maila i hasła nie pamiętam od marca".

Błąd 1: kupujesz wszystko naraz, bo "może się przyda"

Firma wchodzi w AI i kupuje naraz ChatGPT Plus, Copilota i Gemini Advanced dla całego zespołu. Każde po $20-30 miesięcznie. Łącznie $70 na pracownika miesięcznie za 3 narzędzia, z których 80% użytkowników wybierze jedno i przy nim zostanie. Pozostałe 2 to historia przeglądarki z jednorazową wizytą w tygodniu inauguracji.

Pracownik, który dostał dostęp do 3 różnych narzędzi AI bez wskazówek, nie testuje ich systematycznie. Robi to co robi każdy racjonalny człowiek: używa tego, którego nauczył się sam w domu, bo ma już nawyki. Jeśli masz szczęście, pokrywa się to z tym, za co płaci firma. Jeśli nie, płacisz za coś, z czego nikt nie korzysta, bo "to firmowe i nie wiem, jak się tam zalogować".

Decyzja "kupujemy wszystkie narzędzia AI" podjęta bez analizy jest jak kupowanie wszystkim pracownikom abonamentów na 3 serwisy streamingowe jednocześnie, bo "każdy lubi co innego". Każdy lubi co innego. Każdy i tak ogląda to samo. Jedno narzędzie dla całego zespołu, pełne wdrożenie, potem decyzja o kolejnym. Porównanie, które narzędzie wybrać w zależności od sposobu pracy, zebrałem w osobnym artykule o ChatGPT vs Claude vs Gemini.

Błąd 2: Pro plan dla osób, które używają AI raz w tygodniu

ChatGPT darmowy ma limit wiadomości i dostęp do starszego modelu. ChatGPT Plus za $20 miesięcznie tego limitu nie ma i daje GPT-4o. Różnica ma sens dla kogoś, kto wysyła AI 20-30 zapytań dziennie. Nie ma sensu dla kogoś, kto robi to 3 razy w tygodniu.

Kupowanie Pro dla całego zespołu, bo "lepiej żeby mieli dostęp", jest jak kupowanie wszystkim pracownikom rocznego karnetu na siłownię, bo "zdrowie jest ważne". Wszyscy mówią dziękuję w poniedziałek. Siłownia świeci pustkami w piątek. Karnet odpisuje się w koszty przez 12 miesięcy.

Prosty test: zapytaj, ile razy w tygodniu dany pracownik wysyła zapytanie do AI. Mniej niż 10 razy? Darmowy plan prawdopodobnie wystarczy. Więcej niż 20 dziennie? Plus ma sens. Środek to szara strefa, którą warto sprawdzić przed odnowieniem. Osoba, która używa ChatGPT Plus przez 6 godzin dziennie, i osoba, która używa go raz na 2 tygodnie, płacą tyle samo. To jest absurd, który można wyeliminować w 10 minut.

Błąd 3: Copilot za $30 miesięcznie na osobę, bez wdrożenia

Ceny ChatGPT i Claude są przejrzyste. Mniej przejrzyste jest to, że Microsoft 365 Copilot kosztuje $30 miesięcznie na osobę i wymaga osobno wykupionego planu Microsoft 365 Business. Przy 20 pracownikach to $600 miesięcznie. Jeśli 5 z nich wie, jak go włączyć, firma płaci $150 za aktywne AI i $450 za plan "mamy Copilota w firmie".

Copilot jest w Wordzie, Excelu, Teams, Outlooku i SharePoincie. Jest wszędzie i nie ma go nigdzie, dopóki ktoś nie powie pracownikom, że istnieje i jak działa. Nie jest to wiedza oczywista. Większość ludzi nie szuka nowych przycisków w narzędziach, których używa od lat, nawet jeśli producent napisał w komunikacie prasowym, że to "rewolucja w produktywności".

Copilot ma sens przy konkretnym use case i konkretnym wdrożeniu. Bez szkolenia i bez kogoś, kto rozlicza efekty, jest linijką w rachunku, którą mało kto kwestionuje. Szkolenie z Copilota nie przyjdzie samo, nawet jeśli Microsoft pisze w dokumentacji, że narzędzie jest intuicyjne. Intuicja wymaga kontekstu. Kontekstu trzeba nauczyć.

Błąd 4: trial, który nikt nie anulował

Darmowy trial kończy się po 14 dniach. Subskrypcja zaczyna się automatycznie. Anulowanie wymaga wejścia w ustawienia, znalezienia odpowiedniej opcji i kliknięcia przycisku, który nie jest pierwszym, który widzisz. Firmy mają subskrypcje AI aktywne od wielu miesięcy, których nikt nie użył, bo nikt nie pamięta, że je uruchomił.

Przykład, który pojawia się regularnie: pracownik testował Claude Pro przez tydzień, uznał, że nie jest mu teraz potrzebny, i zapomniał o $20 miesięcznie. Po kilku miesiącach księgowość pyta, co to za cykliczna płatność z Anthropic. Okazuje się, że to subskrypcja z testu, który "skończył się sukcesem, bo narzędzie działa", ale bez realnego wdrożenia i bez kogoś, kto pyta o efekty.

To nie jest problem unikalny dla AI. To jest problem każdego SaaS z automatycznym odnowieniem. Różnica jest taka, że rynek narzędzi AI urósł tak szybko, że firmy mają teraz 4-5 takich subskrypcji równolegle, zamiast jednej. Jeden audyt raz na kwartał pozwala wyłapać to, zanim skończy się rok finansowy.

Jak sprawdzić, co naprawdę płacisz i czy to ma sens

Artem Podrez / Pexels

Audyt kosztów AI zajmuje godzinę. Nie wymaga konsultanta. Wymaga listy pytań i dostępu do kont firmowych. Pytania: kto ma subskrypcję, od kiedy, ile razy w miesiącu się loguje i co konkretnie z tym narzędziem robi. Odpowiedź "coś tam, bo mi dali" kwalifikuje licencję do anulowania lub przesunięcia do kogoś, kto faktycznie tego potrzebuje.

Najczęstszy wynik takiego audytu: 30-40% licencji AI jest nieaktywnych lub skrajnie rzadko używanych. Część należy do pracowników, którzy dawno przeszli do innego działu. Część do osób na długich urlopach. Część do nikogo, bo nikt nie pamięta, czyje to było konto i przy jakiej okazji powstało. Firmy, które przeprowadzają taki audyt, rzadko są zaskoczone wynikiem. Są zaskoczone tym, jak długo ten wynik trwał.

Drugie pytanie: czy pracownik, który ma firmową subskrypcję AI, używa jej zamiast prywatnej, czy obok niej? Jeśli obok, firma opłaca narzędzie, które konkuruje z własną prywatną wersją tego samego narzędzia. O tym, które narzędzia AI naprawdę działają w codziennej pracy, piszę w zestawieniu narzędzi AI do pracy. O tym, jak wdrożyć AI dla całego zespołu bez przepłacania, piszę w osobnym poście dla menedżerów.

Przepłacanie za AI nie jest problemem technologicznym. Jest problemem zarządzania. Tak samo jak przepłacanie za catering na spotkaniach, tylko że catering przynajmniej wszyscy jedzą. Ktoś w firmie musi być właścicielem decyzji o AI: kto ma dostęp, do czego, i czy przynosi efekty. Jeśli tej osoby nie ma, decyzje o zakupach AI będą przypadkowe. I rachunki też.