Firma płaci co miesiąc za narzędzia AI, o których większość pracowników nawet nie słyszała

Styczeń na polskiej siłowni wygląda zawsze tak samo. Tłum ludzi, którzy właśnie kupili karnet, obietnica, że tym razem będzie inaczej, i rządek szafek, których jeszcze nikt nie zdążył zapomnieć otworzyć. W firmowym dziale, który akurat odkrył AI, wygląda to identycznie. Tylko zamiast karnetów są konta w kolejnym narzędziu, a zamiast szafek, subskrypcje, które ktoś odpali może raz, może wcale.

Chaos narzędzi AI w firmie zaczyna się dokładnie w tym momencie, w którym ktoś z entuzjazmem zakłada konto na nowym demo. Kończy się pół roku później, gdy księgowa pyta, czym właściwie jest pozycja na fakturze brzmiąca jak imię kota.

To nie jest problem jednej nieuważnej firmy. Przeciętna organizacja zarządza dziś 305 aplikacjami w chmurze, z czego 36 procent licencji stoi nieużywanych, jak wynika z SaaS Management Index 2026 firmy Zylo. Do tego dochodzi AI, które ma własną, jeszcze mniej przejrzystą kategorię. Tylko 31 procent organizacji ma realny wgląd w to, jakie narzędzia AI w ogóle u nich działają, wynika z raportu Flexera State of ITAM 2026.

Ten artykuł liczy karnety, których nikt nie używa. Ile narzędzi AI ma przeciętna firma, kto właściwie je kupuje, kto za nie płaci, i co zrobić, żeby przy najbliższym przeglądzie budżetu nie okazało się, że w portfelu firmy leży pięć kart do siłowni, na którą nikt nie wszedł od marca.

Karnet na styczeń, subskrypcja na zawsze

Dział marketingu testuje jedno narzędzie do generowania grafik. Sprzedaż znajduje na LinkedInie drugie, do pisania maili. Ktoś z HR odkrywa trzecie, do transkrypcji rozmów rekrutacyjnych, bo koleżanka z innej firmy poleciła. Nikt z nikim o tym nie rozmawia, bo formalnie nikt nikogo o zgodę nie musiał pytać. Karta firmowa ma limit, a limit ma miejsce na jeszcze jedną subskrypcję za 20 dolarów miesięcznie.

W Polsce z AI w pracy korzysta już 88,1 procent badanych, a niemal 59 procent robi to kilka razy w tygodniu lub częściej, jak pokazuje raport AIPORT.pl "Polska firma w erze AI 2026", oparty na 479 odpowiedziach z 19 branż i wszystkich 16 województw. Entuzjazm jest więc realny. Problem w tym, że entuzjazm w lutym wygląda inaczej niż w styczniu, dokładnie tak jak frekwencja na sali z hantlami.

Nikt nie planuje chaosu. Chaos jest efektem ubocznym tego, że każdy dział ma dobry powód, żeby kupić własne narzędzie, i żadnego powodu, żeby zapytać sąsiedni dział, czy przypadkiem nie kupił już tego samego.

Kto płaci, kto używa, i dlaczego to nie te same osoby

W klasycznym budżecie IT jedna osoba widziała wszystkie faktury. Przy narzędziach AI tak już nie jest. Działy poza IT kontrolują dziś 81 procent wydatków na oprogramowanie w chmurze, a sam dział IT zaledwie 15 procent, wynika z indeksu Zylo. To trochę tak, jakby każdy pracownik miał własny karnet na siłownię, ale rachunek za wszystkie karnety przychodził na jedno konto, którego właściciel nie wie nawet, ile osób w ogóle ma klucz do szatni.

W polskich firmach jest podobnie, tylko na mniejszą skalę i bez tabelki w Excelu, która by to porządkowała. 35,5 procent firm nie ma w ogóle wydzielonego budżetu na AI, a 40,9 procent działa w modelu "każdy używa tego, co chce", pokazuje raport AIPORT.pl. To nie jest strategia. To jest brak strategii, który akurat udało się ładnie nazwać.

Skutek jest przewidywalny. Nikt nie potrafi odpowiedzieć na proste pytanie zarządu: ile w tej chwili firma płaci za AI miesięcznie. Nie dlatego, że liczba jest zawstydzająco wysoka, chociaż często jest. Dlatego, że nikt nigdy nie usiadł, żeby ją policzyć.

Portfel pełen kart, o których nikt nie pamięta: shadow AI

Niepoddawajsie.pl Luk / Pexels

Część kart w tym portfelu w ogóle nie jest zapisana w żadnym rejestrze. To tak zwane shadow AI, czyli narzędzia, z których pracownicy korzystają bez wiedzy albo zgody pracodawcy. W polskich firmach robi tak 45,4 procent pracowników i menedżerów, a niemal 19 procent robi to regularnie, wynika z raportu AIPORT.pl. Formalną politykę korzystania z AI ma tymczasem zaledwie 20,3 procent firm.

Skala nie jest wyłącznie polską specyfiką. Shadow IT, w tym shadow AI, odpowiada globalnie za 30 do 40 procent całego portfela SaaS w przeciętnym przedsiębiorstwie, a 45 procent zespołów IT aktywnie próbuje dziś wykryć nieautoryzowane narzędzia AI, zanim wykryje je audytor albo, gorzej, RODO, podaje raport Flexera.

To trochę jak karta kredytowa, o której pamiętasz dopiero wtedy, gdy bank przysyła SMS o kolejnym obciążeniu. Różnica jest taka, że w tym przypadku SMS-a nie dostaje nikt, bo nikt nie ustawił powiadomień. Dokument, który miał to porządkować, czyli polityka korzystania z AI w firmie, w Polsce po prostu jeszcze u większości nie istnieje.

Rachunek, którego nikt nie sprawdza

https://kaboompics.com/ / Pexels

W dużych organizacjach ten rachunek robi się przerażający. Przeciętna duża firma marnuje rocznie prawie 20 milionów dolarów na niewykorzystane licencje SaaS, wynika z indeksu Zylo. Do tego dochodzi osobna niespodzianka, którą dają same narzędzia AI: aż 66,5 procent liderów IT zgłosiło nieoczekiwane opłaty wynikające z rozliczeń zależnych od zużycia, czyli sytuacji, w której umowa na stałą cenę za miejsce nagle zamienia się w rachunek za każdy przetworzony token.

W polskich, mniejszych firmach kwoty są skromniejsze, ale mechanizm identyczny. 27,8 procent firm wydaje na AI do 500 złotych miesięcznie, a licząc razem z tymi, które nie wydają nic, aż 63,3 procent mieści się w tym niewielkim przedziale. Tylko 2,3 procent przekracza 10 tysięcy złotych miesięcznie. Problem nie leży więc w pojedynczej wysokiej fakturze. Leży w tym, że te małe kwoty nigdy nie są zsumowane w jednym miejscu, więc nikt nie widzi całości.

Sam koszt jednej subskrypcji, na przykład ChatGPT Plus czy Microsoft Copilota, policzyliśmy już przy okazji tekstu o tym, ile kosztuje AI w firmie. Chaos narzędzi AI to jednak coś gorszego niż jedna droga subskrypcja. To suma pięciu, dziesięciu albo piętnastu mniejszych, których nikt nigdy nie zestawił obok siebie w jednej tabeli.

Czy to w ogóle jest postęp

MART PRODUCTION / Pexels

Zylo w raporcie za 2026 rok pokazuje, że ChatGPT jest już najczęściej rozliczanym narzędziem w firmowych kartach korporacyjnych, wyprzedzając klasyczne oprogramowanie biurowe. Adopcja rośnie, i to szybko. Pytanie nie brzmi więc, czy firmy używają AI. Brzmi, czy ktokolwiek sprawdza, co z tego wynika.

W Polsce regularnie mierzy efekty AI za pomocą konkretnych wskaźników zaledwie 11,7 procent firm, wynika z raportu AIPORT.pl. Jednocześnie 71,2 procent użytkowników deklaruje, że AI zwiększyło ich produktywność. Te dwie liczby obok siebie brzmią jak sprzeczność, ale nią nie są. Można czuć, że coś pomaga, i jednocześnie nie mieć pojęcia, ile to naprawdę kosztuje ani czy tańsza wersja dałaby ten sam efekt.

Rosnąca liczba narzędzi AI w firmie jest postępem tylko wtedy, gdy ktoś w tej firmie sprawdza, co te narzędzia faktycznie zmieniają. Bez tego sprawdzenia to po prostu chaos z ładniejszym interfejsem, który akurat dobrze się prezentuje na prezentacji dla zarządu.

Jak zrobić audyt szafki, zanim zrobi go księgowość

Audyt narzędzi AI nie wymaga działu IT liczącego dwadzieścia osób. Wymaga jednego popołudnia i pięciu kroków, które można zrobić w arkuszu kalkulacyjnym, bez żadnego dodatkowego oprogramowania.

Po pierwsze, spisz wszystkie narzędzia AI faktycznie używane w firmie, nie tylko te oficjalnie kupione przez księgowość. Po drugie, sprawdź logowania z ostatnich 30 dni w każdym z nich. Po trzecie, przypisz do każdej subskrypcji jedną konkretną osobę odpowiedzialną, nie cały dział. Po czwarte, anuluj wszystko, czego nikt nie dotknął od miesiąca. Po piąte, zapisz efekt w jednym, wspólnym miejscu, żeby za kwartał nie trzeba było zaczynać od zera.

To dokładnie ten sam mechanizm, co przy audycie AI w firmie: pytasz ludzi, co realnie robią, zamiast czytać, co ktoś zadeklarował w tabelce rok temu. Firma, która robi taki przegląd raz na kwartał, nigdy nie odkrywa w październiku, że od marca płaci za narzędzie do transkrypcji spotkań, na które nikt się od tamtej pory nie zalogował.

Najtrudniejszy krok w całej procedurze nie jest techniczny. Jest towarzyski. Trzeba zapytać sąsiedni dział, z czego korzysta, zamiast zakładać, że na pewno z niczego, bo przecież nikt by nie powiedział.