Sprawdzasz codziennie, ile kosztuje ten sam produkt u konkurencji. Nigdy nie sprawdziłeś, czy Twój dostawca podniósł Ci cenę bez żadnego powodu poza tym, że mógł.

Otwierasz zakładkę konkurencji częściej niż własną fakturę od dostawcy. To błąd, który kosztuje więcej niż przegrana walka o klienta.

AI w negocjacjach z dostawcami robi dokładnie to, na co nigdy nie starcza czasu ręcznie: porównuje ostatnie lata Twoich faktur z tym, co ten sam towar kosztuje gdzie indziej, i mówi wprost, gdzie jest pole do targowania, a gdzie cena już jest uczciwa.

Nie chodzi o to, żeby kłócić się o każdy grosz. Chodzi o to, żeby wiedzieć, kiedy naprawdę warto się kłócić.

Dlaczego nikt tego nie sprawdza

Pisałem już o monitorowaniu cen konkurencji, bo firmy obsesyjnie pilnują, co inni każą płacić za ten sam produkt. Ten sam nawyk rzadko działa w drugą stronę. Nikt nie otwiera arkusza z fakturami od dostawcy sprzed 2 lat, żeby sprawdzić, o ile realnie wzrosła cena, i czy ten wzrost ma jakiekolwiek pokrycie w rzeczywistości.

Dział zakupów woła "ceny rosną, nic nie poradzimy" i wraca do pracy. Nikt nie pyta, o ile dokładnie, i czy akurat u tego jednego dostawcy rosną szybciej niż wszędzie indziej.

Warto pytać, bo dane tego nie potwierdzają. 60% średnich i dużych firm w Polsce zapowiada podwyżki cen w 2026 roku, część nawet o 11 do 15%, mimo że inflacja w Polsce zbliża się do celu NBP na poziomie 2,5%. Ktoś podnosi ceny, bo może, nie dlatego, że musi.

Jak to działa

Kindel Media / Pexels

Mechanizm jest prosty do opisania, żmudny do zrobienia ręcznie. Model dostaje historię faktur od dostawcy, ceny rynkowe tego samego towaru i dane o tym, jak zmieniały się ceny surowców czy usług w danej branży. Z tego liczy jedną rzecz: czy podwyżka, którą dostałeś, jest zgodna z tym, co dzieje się na rynku, czy jest wyższa, bo nikt wcześniej nie zapytał.

Zamiast ręcznie przeklikiwać 40 faktur w PDF-ach sprzed 3 lat i wpisywać liczby do Excela w sobotni wieczór, dostajesz gotowe zestawienie w kilka minut.

Model nie wie, że Wojtek z działu zakupów jest kolegą przedstawiciela handlowego dostawcy od 8 lat. Liczy tylko cenę.

Ile realnie da się wynegocjować

Tima Miroshnichenko / Pexels

W pierwszej połowie 2025 roku platforma Tropic wynegocjowała w imieniu klientów 362 miliony dolarów wydatków, oszczędzając im 56 milionów dolarów, czyli średnio 15,5% na każdej analizowanej umowie. To nie jest wynik jednej wyjątkowo udanej rozmowy. To średnia z tysięcy negocjacji.

15,5% brzmi skromnie, dopóki nie przeliczysz tego na roczny budżet zakupowy średniej firmy. Wtedy nagle okazuje się, że to więcej, niż kosztowałaby cała kampania marketingowa, którą właśnie odłożyliście na przyszły rok z powodu braku budżetu.

Ten sam budżet, który "nie ma z czego wziąć", leżał cały czas w cenach, których nikt nie kwestionował.

Gdzie AI kończy, a zaczyna człowiek

AI dobrze liczy liczby. Gorzej radzi sobie z tym, co do liczb się nie sprowadza: elastycznością dostawcy przy pilnym zamówieniu, priorytetowym traktowaniem w sezonie, czy tym, że ten sam dostawca zgodził się kiedyś przesunąć płatność o miesiąc, kiedy naprawdę tego potrzebowałeś. Relacja ma wartość, której żaden model nie wpisze do arkusza.

Kierunek jest jednak jasny. W badaniu Icertis z początku 2025 roku, przeprowadzonym wśród ponad 1000 dyrektorów C-level, 53% spodziewało się, że w ciągu najbliższego roku AI będzie samodzielnie negocjować umowy z klientami lub dostawcami, a kolejne 34% dawało tej zmianie od roku do 3 lat.

Model dobrze sprawdzi, czy podwyżka ma sens. To, czy warto się o nią pokłócić, czy machnąć ręką dla dobrych relacji na kolejne 5 lat, nadal zależy od Ciebie.

Jak zacząć, jeśli nie masz działu zakupów

Nie trzeba zatrudniać analityka ani kupować drogiego systemu do procurementu. Punkt wyjścia to zwykły eksport faktur z Twojego programu księgowego, ten sam, który opisywałem przy okazji automatyzacji księgowości w polskich firmach, wrzucony do arkusza z podziałem na dostawcę, datę i cenę jednostkową.

AI dostaje ten arkusz i publicznie dostępne cenniki 2-3 konkurencyjnych dostawców tej samej kategorii produktów, i w kilka minut pokazuje, gdzie krzywa cen odkleiła się od rynku. To jednorazowa analiza, nie stały etat.

Jak przy każdej automatyzacji, warto policzyć, kiedy w ogóle się to opłaca. Przy jednym dostawcy i kilku fakturach rocznie ręczne przejrzenie zajmie mniej czasu niż wdrożenie narzędzia. Przy kilkudziesięciu dostawcach i setkach faktur rocznie różnica robi się już policzalna w tysiącach złotych, nie w minutach.